ilegra otimiza comunicações da Unisantos com implantação do Google Apps for Education

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A ilegra turbinou as comunicações na Universidade Católica de Santos (UniSantos) com a implantação do Google Apps for Education.  A partir do entendimento das necessidades e objetivos do cliente, a ilegra realizou o planejamento e a execução do projeto, finalizando a migração da antiga ferramenta de comunicação para o Google e a implantação da plataforma Google Apps for Education na instituição para atender o reinício das atividades escolares, em agosto.  Agora, a equipe da Unisantos passa a ter acesso facilitado às suas contas, inclusive por meio de smartphones e tablets, podendo compartilhar conteúdos e documentos e trabalhar remotamente.

“Vínhamos estudando há algum tempo a possibilidade de migrar nossas contas de e-mail para um ambiente que nos oferecesse um conjunto maior de facilidades. Optamos pela solução do Google e na ocasião fomos contatados pela ilegra. Reconhecemos que, com essa consultoria, o trabalho de migração seria mais rápido e seguro”, diz o professor Antonio Miranda Galleão, Gerente do Departamento de Tecnologia de Informação e Comunicação da universidade. A direção aprovou a solução encontrada e, de acordo com Galleão, já se percebem resultados. “Notamos que houve um aumento da confiança dos usuários na solução de email que adotamos. Outro benefício foi o aperfeiçoamento de nossos processos de gestão do sistema, com regras mais claras para criação e manutenção de contas”, destaca. O gerente de TIC da instituição aponta também os benefícios que ainda estão por vir. “Tivemos um atendimento excelente por parte da consultoria, e por parte da Unisantos ainda teremos trabalho, vamos incluir alunos e ex-alunos, fazer divulgação e capacitação para os novos recursos disponibilizados”, completa.

A mudança atingiu toda a administração da UniSantos (Reitoria, Administrativo, RH, TI, Finanças, Marketing, RP, Tesouraria, etc.).  O projeto contemplou, ainda, treinamentos presenciais para os perfis de administradores e “usuários chaves”, ensinando a Unisantos como administrar toda a plataforma Google Apps, e apoio para as comunicações internas sobre a mudança. Para o ano que vem, a ideia é estender o uso da plataforma e seus recursos também para alunos e ex-alunos.

Antes desta mudança, a universidade tinha um ambiente de correio eletrônico tradicional, com uso específico para troca de e-mails, de acordo com Nelson Inamine, responsável técnico pelo projeto na ilegra. “Atualmente são mil contas que foram criadas só para a administração. No ano que vem deve aumentar para mais de seis mil contas para incluir alunos e ex-alunos”, destaca. Para o responsável pelo projeto, o resultado esperado e atingido foi a atualização tecnológica. “Além de obter outros ganhos com a colaboração, como ferramentas de mensagens instantâneas e videoconferência, de armazenamento e edição de documentos online e os recursos da agenda”, finaliza.

Para o engenheiro cartógrafo e professor da Engenharia e da Arquitetura e Urbanismo da UniSantos há 4 anos,  Jhonnes Vaz, a mudança já está se mostrando positiva.  “O acesso à caixa de entrada do correio eletrônico institucional era bem complicado, a interface do sistema não era muito amigável e o espaço de memória para guardar os e-mails era pequeno”, lembra. Além disso, havia a impossibilidade de acessar a conta a partir de aparelhos móveis. Assim,  o e-mail institucional era pouco usado, em geral sendo acionado mais em situações que exigissem alguma formalidade, segundo Vaz. Com o trabalho feito pela ilegra, a situação mudou.

“Eu hoje resolvo muitas coisas pelo celular, e a possibilidade de vincular a conta para ter acesso a partir do smartphone agilizou alguns processos. Outros benefícios são os demais serviços oferecidos pelo Google”, relata.  “Dois serviços que já usei e estão apresentando resultados satisfatórios são o Google Drive e o Google Forms. Muitas vezes trabalhamos com dados que ocupam muito espaço de memória, e o Drive pode ser usado não só para armazenar esses dados mas também para compartilhá-los com professores colegas e alunos”, exemplifica.

O Google Forms, por enquanto, é usado para ter um feedback dos alunos. “Eu acho isso extremamente importante, pois com esse feedback é que podemos evoluir e oferecer cada vez mais um ensino de melhor qualidade para os nossos alunos, e fazer isso com o Google Forms agiliza o processo, pois os dados já vêm tabulados em uma planilha, acredito que os alunos prefiram responder esses questionários eletrônicos do que escrever”, diz Vaz. Ele também percebeu que, com a facilidade de acesso, os professores estão usando mais o e-mail institucional. Para Vaz, seria bom promover mais treinamentos sobre as diversas ferramentas e recursos que agora estão à disposição do corpo administrativo da UniSantos.

Sobre a UniSantos –  Primeira e uma das principais universidades da Região da Baixada Santista, a Universidade Católica de Santos foi fundada em 1951 e reconhecida em 1986. Atende hoje a mais de 40 mil alunos de graduação e pós-graduação.