Boas práticas de comunicação para UX designers

Ilustração por Allegra Parlavecchio

Muito além de desenvolver produtos e serviços com foco nos usuários, as pessoas de produto precisam diariamente comunicar as boas práticas de UX dentro de seus próprios times e esquadras.

Seja uma peça gráfica, pesquisa, estratégia ou um produto digital, um projeto de design cumpre muito mais a sua função quando entra no roadmap das outras equipes envolvidas.

A comunicação, portanto, é uma habilidade essencial para exercer qualquer função de produto. Nesse artigo, você vai encontrar recomendações práticas de comunicação e argumentação para melhorar a sua rotina de trabalho.

Construindo bons relacionamentos

Quando entramos em uma nova equipe, é comum se deparar com uma infinidade de informações sobre os produtos e serviços, mas para construir melhores relacionamentos, é essencial dedicar também um tempo para conhecer cada pessoa do time.

POs, desenvolvedores, BAs, analistas, coordenadores, C-level e todos os outros perfis que afetam e são afetados pelas entregas do UX possuem necessidades, objetivos, desejos e responsabilidades diferentes. Assim, cada um enxerga os resultados a partir de diferentes perspectivas.

Ilustração por Jocelyn Tsaih

+++Pergunte qual a familiaridade de cada pessoa com UX

Pergunte diretamente às pessoas o que elas entendem por UX e se elas já trabalharam com um profissional da área. Dessa forma, você pode entender melhor o que pode trazer para facilitar os processos.

Exemplo: se a sua squad já trabalhou com UX antes, você pode sugerir ferramentas avançadas para evoluir os processos. Se a experiência da squad é menor, pode ser melhor apresentar conceitos básicos ou recomendar artigos antes disso.

Para entender melhor a maturidade em UX do time, você pode utilizar esse estudo da Invision.

+++Pergunte quais são os seus objetivos, necessidades e opiniões

Você pode fazer o exercício de compreender, por meio da escuta ativa, qual a opinião de cada pessoa sobre o projeto em que estão atuando, como esse projeto afeta o trabalho dela, qual a sua prioridade dentro do projeto, etc.

Você pode até considerar que os stakeholders são usuários do seu trabalho, se isso ajudar.

Exemplo: Já que a Product Owner precisa apresentar o andamento do projeto a área de negócios a cada 15 dias, vou documentar as mudanças no protótipo do Figma, assim eu facilito o entendimento deles sobre o projeto e ainda ajudo a alinhar expectativas.

Dicas para defender as suas entregas

Com tantos fluxos, wireframes e protótipos, é difícil lembrar de todas as decisões tomadas no processo de ideação. Por isso, +++anotar as soluções propostas para cada problema é uma forma bastante eficiente na hora de defender o seu trabalho.

Exemplo do livro Articulando Decisões de Design – Tom Greever

+++Peça a outras pessoas que se manifestem (para ganhar apoio)

Muitas vezes as discussões podem ficar restritas a duas pessoas (UX e PO, por exemplo). Por isso, se você sentir que tem uma boa relação com outras pessoas do time, pode pedir a opinião delas nas reuniões.

Criar um ambiente de consenso em torno da sua solução trará força a sua própria argumentação e ajudará os decisores a verem que outros especialistas estão de acordo com você.

+++Busque a argumentação técnica

Justificar tomadas de decisão com referencial teórico, utilizando uma linguagem compreensível para todos envolvidos, mostra que você tem domínio sobre o assunto e não está preferindo uma solução com base no seu gosto pessoal.

Para que isso funcione, é claro, essas decisões realmente devem ter sido tomadas com base nesses fundamentos. A recomendação é que você utilize ferramentas e frameworks alinhados à metodologia de UX. Alguns exemplos são: Heurísticas de UX (Nielsen); Bias de Cognição; Princípios visuais (Gestalt);

+++Conecte-se com o negócio

Independentemente da maturidade em UX da sua empresa, é muito provável que ela já tenha algum tipo de estratégia. Por isso, é importante que você, como pessoa de produto, pergunte ao time de negócios quais são os objetivos a curto, médio e longo prazo da empresa (como OKRs), e aos times de marketing e sucesso do cliente quais são os dados já existentes sobre os consumidores e/ou usuários.

Se quiser aprender mais sobre OKR, recomendamos a leitura desse artigo do Iuri Vargas.

Essas informações ajudam na tomada de decisão sobre funcionalidades ou estratégias do produto, além de trazer suporte na argumentação quando você entender que é necessária a aplicação de alguma pesquisa (visto que o que você encontrou não foi suficiente para o desenvolvimento de alguma tarefa).

Ilustração por Anton Kakhidze

+++Se possível, busque dados

Números podem ser grandes aliados nas decisões estratégicas. Ao se aproximar de outras áreas como marketing, negócios, customer success e afins, você pode acabar encontrando diversos dados relevantes que não foram explorados ainda.

Agora, se a sua empresa não tem investimento em dados ainda, não se preocupe. Uma pesquisa de 2021 da NewVantage Partners revelou que apenas 24,2% das empresas realmente possuem uma cultura de dados. O próprio VP da Gartner diz:

‘’Os dados só podem levar uma organização até o momento presente. Em qualquer processo de tomada de decisão, são uma consideração essencial, mas fatores morais ou políticos podem substituir o que eles mostram.’’

Caso essa seja a sua realidade, você pode +++expor ao seu time quais métricas os ajudariam a tomar melhores decisões de experiência. Para isso, você pode consultar esse artigo do Felipe A. Carriço.

Reuniões mais eficientes

É comum que haja confusão por parte dos stakeholders sobre qual o papel deles em cada reunião. Por isso, ao iniciar, pode ser interessante indicar, tanto na descrição das agendas virtuais quanto na hora da reunião, os seguintes pontos:

+++Qual o objetivo da reunião
+++Resumir a última reunião relacionada a essa
+++Especificar o tipo de feedback desejado

Dessa forma, contribuímos para que as pessoas se sintam confortáveis em falar quando necessário e evitamos conversas sem foco (que, inclusive, podem levar um tempo considerável).

Quando, finalmente, estamos apresentando, recebemos feedbacks que podem ser irrelevantes ou parecer sem foco. A sugestão é que façamos perguntas de retorno frente a essas situações:

+++Qual problema você está tentando resolver? (Se alguém sugerir outra opção que não a apresentada)
+++Quais são as vantagens de fazer isso dessa forma? (Follow-up/continuação da pergunta anterior)
+++O que você sugere? (Caso o feedback seja negativo sem justificativas)
+++Como isso afetará nossos objetivos? (Depois de receber uma sugestão)
+++Onde você já viu isso antes? (Caso a pessoa esteja se referindo a uma prática de outra empresa/instituição)

+++Finalmente: chegue a um acordo com a ferramenta Resposta IDEAL, proposta também por Tom Greever. Essa ferramenta reúne boa parte das dicas desse artigo, então pode ser interessante salvar essa imagem para consultar quando você sentir a necessidade.