Comunicação assíncrona: é urgente mesmo ou só estou sendo imediatista?

Com a mudança do formato trabalho presencial para o trabalho remoto, acelerado em grande parte pela pandemia de Covid-19, as equipes acabaram por se distanciar tanto fisicamente quanto em tempo. E a comunicação que antes era feita diretamente com o colega ao lado, de modo síncrono, agora precisa se adaptar através de canais para intermediar essas trocas diárias com colegas que estão em outro espaço-tempo, de modo assíncrono.

Obviamente, nós sempre tivemos o nosso tempo para realizar as atividades, mesmo no formato presencial. Afinal, quem nunca colocou aquele fone de ouvido ou trocou de sala (para aqueles que tinham essa possibilidade) para conseguir focar e realizar as entregas? Essas são/eram maneiras de autogerir nossas atividades no escritório.

O trabalho remoto fez com que desenvolvêssemos ainda mais a nossa autogestão; como consequência, nos colocou em tempos diferentes, além dos lugares diferentes. Outro fator muito relevante nessa complexa equação é o imediatismo da nossa sociedade, onde a comunicação é rápida, praticamente instantânea, com as redes sociais e seus Feeds de conteúdos infinitos. A cada momento, uma notícia nova, um like novo, uma notificação nova… e, sem perceber, trouxemos esse modus operandi para o nosso cotidiano do trabalho. Queremos respostas imediatas, ASAP, para qualquer questionamento, sem pensarmos que a outra pessoa tem também suas atividades, rotinas e processos de trabalho. Mas, quantas vezes recebemos uma mensagem e deixamos para responder depois?

Para falar sobre comunicação assíncrona e seus benefícios para este novo futuro de trabalho que estamos vivendo, no presencial ou no remoto, temos que avaliar: é urgente mesmo ou só estou sendo imediatista?

O que é comunicação Síncrona e Assíncrona?

Comunicação síncrona se refere àquela comunicação direta, ao vivo, cuja resposta é imediata. Por exemplo, quando estamos conversando com uma pessoa presencialmente, por ligação telefônica ou videochamada. Ela pode ou não ser intermediada por meios eletrônicos de comunicação.

Já a comunicação assíncrona é aquela cuja as pessoas não estão necessariamente no mesmo espaço/lugar e/ou tempo. Posso enviar um e-mail para um colega de sala para ser respondido depois ou posso falar com outro colega pela chat que está em outra cidade. Em ambos os casos, o tempo é um fator determinante, pois eles podem não estar disponíveis no mesmo tempo que eu e podem responder em outro momento.

Whatsapp, e-mail, chat, direct, messenger são exemplos cotidianos de comunicação assíncrona.

Benefícios da comunicação assíncrona no nosso dia a dia

Não se trata de escolher um modo ou outro, mas sim compreender e utilizar cada comunicação no momento adequado.

+++ Gera mais qualidade de vida e, consequentemente, um trabalho mais produtivo, pois ele te dá mais autonomia para gerenciar as atividades diárias, principalmente para equipes que estão em modelos híbridos ou remotos.

+++ Produtividade. Não é preciso parar suas atividades para entrar em uma reunião sem necessidade, evitando aquelas reuniões que poderiam ser um e-mail.

+++ Estimula o poder de síntese da informação na elaboração do texto.

+++ Diminui a ansiedade, já que a resposta não precisa ser imediata.

+++ Prioriza a comunicação escrita. Com trabalho remoto, pessoas estão em lugares diferentes, em fuso horário diferente. ter reunião para perguntar ou saber de determinados assuntos é mais oneroso do que benéfico.

+++ Desenvolve a colaboração. A cooperação coletiva é importante para sanar dúvidas, orientar a equipe na busca de soluções de problemas e para a elaboração de ações criativas, otimizando o tempo e a produtividade de todos.

+++ Exercita sua habilidade em priorizar tarefas.

Alguns pontos de atenção para uma comunicação assíncrona de sucesso

+++ Ter empatia com a rotina diária de seus colegas de trabalho é um passo primordial para que a comunicação assíncrona seja muito frutífera.

+++ Não precisa ser agora, mas não deixe de responder às pessoas. Ninguém gosta de vácuo.

+++ Senso de urgência. Ninguém quer ficar sem resposta, né? Por isso, temos que saber mensurar se determinado questionamento é realmente urgente e comunicar isso na mensagem. Se sempre é urgente, nunca é urgente, certo?

+++ Alinhar com sua equipe. Importantíssimo, se não fundamental, é definir com sua equipe e parceiros de trabalho quais são os canais de comunicação preferenciais e utilizar apenas os canais de comunicação oficiais da empresa. Na maioria das empresas, o Google Chat ou o Slack são ferramentas de comunicação oficial. E, a não ser que a empresa disponibilize o contato Business, o Whatsapp não é um canal oficial de comunicação, ele é seu contato pessoal.

+++ Uma habilidade importante é saber/conseguir se autogerir. Ter organização e planejamento nas suas atividades colabora significativamente em uma execução cadenciada, sem atropelos e urgências desnecessárias.

+++ Modelos de comunicação assíncrona podem ser muito simples. Ao invés de mandar frase [Enter] por frase [enter] ou encaminhar um “Olá, tudo bem?” e ficar esperando a interação da outra pessoa no chat. Você pode encaminhar toda a mensagem de uma só vez, de maneira objetiva e cordial. A pessoa irá receber toda a informação e conseguirá te retornar de maneira mais assertiva.

Recursos que contribuem

O Google Chat é um ótimo recurso para se comunicar com colegas, parceiros e fornecedores, você consegue ter uma dinâmica super fluida em um layout bem intuitivo. Você pode fixar as pessoas ou grupos com que você mais interage, criar uma meet na barra de ferramenta, acessar editor de texto, enviar e receber arquivos e gifs, além de conseguir colocar uma conversa como não lido, justamente para não esquecer daquela mensagem e assim não deixar ninguém no vácuo.

O Slack e o Discord também são outros recursos super úteis e com uma usabilidade muito boa para comunicação com sua equipe, parceiros e fornecedores. Com a possibilidade de integrações, edições de texto, envio e recebimento de arquivos e gif.

Lembre-se!

A comunicação síncrona sempre irá acontecer, é útil e inevitável inclusive no trabalho remoto. A questão é que a comunicação assíncrona precisa ser normalizada e utilizada com boas práticas; só assim os times conseguirão cada vez mais resultados positivos.

Caso tenha interesse em nossa consultoria, serviços ou simplesmente queira conhecer mais sobre o Futuro do Trabalho, entre em contato conosco.

Até a próxima!