Edição de documentos do Office e mais… veja as atualizações das ferramentas Google Workspace

Bem-vindos!

Nos últimos meses, a Google lançou novas mudanças no Drive e criou relatórios com insights sobre proteção de dados. Outras ferramentas Google Workspace também passaram por melhorias: Meet, Planilhas, Apresentações, Documentos e Google Chat.

Destacamos, a seguir, algumas modificações importantes que já estão sendo disponibilizados para os usuários das soluções Google.

E lembre-se: Google Chat logo substituirá o Hangouts Clássico, aproveite o período de transição para testar possibilidades e se familiarizar com a nova ferramenta.

Edição de arquivos do Office

Agora, a edição de arquivos do Office é o modo padrão para trabalhar com esses arquivos no Drive na web. Quando você clica duas vezes em um arquivo do Office, ele já abre no modo edição de arquivos do Office no Google Drive na Web.

Com essa mudança, você pode abrir e começar a editar documentos rapidamente.

Os usuários podem editar, comentar e colaborar nos arquivos do Office com a interface conhecida do Documentos, Planilhas e Apresentações Google. As mudanças são salvas automaticamente no arquivo no formato do Office.

Novos eventos nos registros de auditoria do Google Chat

Já é possível fazer o registro de auditoria de vários novos eventos de usuário no Google Chat. O registro de auditoria detalhado é um componente essencial para gerenciar de forma eficiente o uso seguro do chat no seu domínio.

Os novos eventos incluem estes itens:

• Convite enviado
• Mensagem editada
• Upload do anexo concluído
• Download do anexo
• Participante da sala adicionado
• Participante da sala removido

Gerenciamento de apps simplificado e intuitivo no Admin Console com a nova experiência unificada

Os apps para a web e dispositivos móveis serão gerenciados em um único local no Admin Console. A interface de gerenciamento também será atualizada para ficar mais uniforme e intuitiva. O novo local pode ser acessado em Admin Console > Apps > Apps para a Web e dispositivos móveis. Ali, você poderá ver os apps configurados, pesquisar e adicionar apps, gerenciar o acesso dos usuários, ajustar configurações e muito mais para:

• Apps Android
• Apps iOS
• Apps SAML

Com a redução dos locais que você precisa acessar para gerenciar diferentes categorias de apps e a criação de fluxos de trabalho simplificados e consistentes, será mais rápido e fácil gerenciar o uso e a implantação de apps na sua organização.

Novo local dos apps para a Web e dispositivos móveis

Experiência nova e consistente de adição de apps para a Web e dispositivos móveis

Configurações unificadas e controles rápidos para gerenciar apps e ver quem pode acessá-los

O gerenciamento de apps para dispositivos móveis estará disponível para os clientes do Business Plus, G Suite Basic, Business e Enterprise.

O gerenciamento de apps SAML estará disponível para os clientes do Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus.

Lançamento dos relatórios “Insights sobre proteção de dados”

A Google está criando relatórios com recomendações que ajudarão os clientes a entender e proteger conteúdo confidencial. Os relatórios exibirão:

• o número de arquivos na sua organização com informações confidenciais;
• o número de arquivos confidenciais na sua organização compartilhados externamente;
• insights sobre o tipo de informação confidencial (por exemplo, números de cartão de crédito, números de CPF ou CNPJ etc.) nesses arquivos.

Um relatório será gerado periodicamente para os clientes das edições Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard e Enterprise Plus.

Exemplo de um relatório “Insights sobre proteção de dados”

A proteção dos dados confidenciais da sua empresa é essencial. Com a DLP, você controla o que os usuários compartilham e evita a exposição acidental de informações confidenciais.

Com esses novos relatórios, você pode entender quais informações são armazenadas na sua organização e definir as melhores estratégias para protegê-las. Para os clientes que começaram a usar a DLP há pouco tempo, um relatório ajuda a identificar os tipos de conteúdo confidencial, como números de cartão de crédito e CPF/CNPJ, que talvez precisem de políticas de DLP. Para os clientes que já usam a DLP, o relatório pode ajudar a identificar os tipos de dados que não têm políticas de DLP.

Os clientes do Enterprise Standard e do Enterprise Plus também têm acesso aos sistemas de DLP do Google Workspace. Esses sistemas facilitam a implementação das políticas de DLP escolhidas e a criação de alertas para o monitoramento dos problemas identificados no relatório.

Um e-mail que ajuda os administradores a encontrar e usar o relatório

Concessão de acesso aos arquivos do Drive no Gmail

Ficou mais fácil gerenciar as solicitações de acesso aos arquivos do Drive enviando e-mails dinâmicos. Assim você pode responder à solicitação sem sair do Gmail.

Quando alguém solicitar acesso a um arquivo do Drive, você receberá um e-mail. Os usuários do Gmail poderão gerenciar a solicitação diretamente no e-mail, sem sair da mensagem. Você receberá um e-mail dinâmico onde é possível ler a solicitação, escolher o nível de acesso (como edição, comentário ou visualização) e conceder acesso.

Antes, era preciso abrir o arquivo em uma nova guia ou em um app para gerenciar a solicitação de acesso. Com o e-mail dinâmico, será mais rápido e fácil gerenciar essas solicitações e controlar o acesso aos seus arquivos. Esse recurso está disponível no Gmail para a Web, Android e iOS.

O endereço “De” dos e-mails de solicitação de acesso será alterado. Agora, os e-mails serão enviados por drive-shares-dm-noreply@google.com.

Uso do SmartFill para automatizar a entrada de dados no Planilhas Google

O novo recurso SmartFill, do Planilhas, identifica e aprende padrões entre colunas para fazer o preenchimento automático de dados de forma inteligente.

Por exemplo, se você tiver uma coluna com nomes completos, talvez queira dividi-la em duas colunas: uma com o primeiro nome e outra com o sobrenome. Quando você começar a digitar os nomes em uma coluna, o Planilhas fará a identificação automática dos padrões. Após identificar um padrão, o Planilhas criará a fórmula correspondente e fará o preenchimento automático do restante da coluna.

Além de usar os dados em uma página, o SmartFill também pode usar dados do Mapa de informações do Google. Por exemplo, ele pode usar dados públicos para preencher automaticamente uma lista de países onde uma lista de cidades esteja localizada.

Para os clientes do Enterprise Plus, ele também pode usar informações do diretório de pessoas da sua empresa para preencher dados automaticamente. Por exemplo, ele pode preencher endereços de e-mail de funcionários usando dados disponíveis apenas para a empresa.

Mudanças no cronograma de migração para o Google Chat

Para facilitar ao máximo o processo de migração, os clientes do Google Workspace e do G Suite for Education terão mais tempo para substituir o Hangouts clássico pelo Google Chat.

Em junho, foi lançada a configuração do Chat preferencial no Admin Console, para permitir que os administradores ativem a migração de todos os usuários finais para o Chat. A opção “O Chat é preferencial” também pode ser configurada na unidade organizacional.

Em 2021, começaremos a migrar para o Chat todos os clientes restantes com as configurações “Chat e Hangouts clássico” e “Somente o Hangouts clássico” selecionadas.

Nova forma padrão de reprodução de vídeo no Apresentações Google

Está sendo atualizado a forma padrão como os vídeos são reproduzidos no Apresentações Google. Agora, o vídeo começa quando você clica para avançar a apresentação. Antes, o apresentador precisava clicar no vídeo para iniciar a reprodução.

Com este lançamento, agora existem três opções para controlar a reprodução:

• Reproduzir (ao clicar): o vídeo é reproduzido quando você avança o slide. Este é o novo padrão.
• Reproduzir (automaticamente): o vídeo é reproduzido sem você clicar para avançar.
• Reproduzir (manual): o vídeo é reproduzido quando você clica no vídeo incorporado ao slide durante a apresentação. Este era o padrão anterior.

Essa mudança no comportamento padrão só será aplicada aos vídeos inseridos após o lançamento. Os vídeos das apresentações não mudarão o tipo de reprodução automaticamente, mas você pode alterá-los manualmente nas opções de formato.

No novo padrão, as apresentações fluem melhor e os apresentadores se distraem menos para se concentrar no conteúdo, não em onde precisam clicar.

Perguntas e respostas e enquetes para aumentar o engajamento no Google Meet

A partir de 8 de outubro, lançaremos perguntas e respostas e enquetes, dois recursos muito solicitados no Google Meet, para ajudar você a se conectar e interagir com outras pessoas nas videochamadas.

Disponível para os clientes do G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite Enterprise e G Suite Enterprise for Education.

Com a nova experiência de perguntas e respostas no Meet, os organizadores e moderadores de reuniões podem ativar facilmente o envio de perguntas, melhorando o engajamento do público e esclarecendo dúvidas em um contexto empresarial ou escolar. Os participantes podem fazer perguntas e votar nas perguntas dos outros participantes. Os moderadores podem optar por responder às perguntas mais votadas ou mais relevantes. Quando a reunião termina, os participantes recebem automaticamente um e-mail com todas as perguntas enviadas e podem fazer o acompanhamento das não respondidas.

Com as enquetes no Meet, os moderadores podem criar várias perguntas, visíveis apenas para eles, e lançar a enquete na hora certa durante uma videochamada, criando uma ótima forma de saber rapidamente a opinião do público.

Quando a enquete é encerrada, os organizadores da reunião recebem um relatório com os resultados. Eles podem consultar esse relatório para tomar providências. O moderador pode compartilhar os resultados da enquete. Os participantes verão um gráfico de barras resumido. Os moderadores também recebem automaticamente um e-mail com os dados da enquete no Planilhas Google, aumentando o engajamento e tornando a reunião mais produtiva e agradável.

Ficou mais fácil adicionar e gerenciar citações no Documentos Google

Estamos lançando um novo recurso para ajudar você a adicionar, gerenciar e formatar citações acadêmicas no Documentos Google. Com este recurso, será mais fácil escrever artigos acadêmicos, porque você não precisará usar complementos ou copiar citações de outras ferramentas.

Ele facilita a inserção de citações no texto e a criação de uma bibliografia nos estilos MLA, APA ou Chicago (autor-data). As fontes que podem ser usadas incluem livros, capítulos de livros, sites, artigos acadêmicos e artigos de jornais.

Ferramenta Citações no Documentos Google

Estas são as informações que destacamos de todas as evoluções que a Google apresentou para suas soluções Workspace nos últimos meses. Esperamos que ajudem a aprimorar o uso de suas ferramentas, em busca de um trabalho cada vez mais colaborativo e produtivo. Você pode acessar outras mudanças no blog oficial G-Suite Updates.

Entre em contato conosco caso tenha interesse em treinamentos, serviços ou simplesmente queira conhecer mais sobre o que o G Suite pode fazer por você.

Até a próxima!