Mudança no Google Agenda e melhorias no Drive em março

Olá, sejam bem-vindes!

Nesta edição, vamos ver as melhorias mais relevantes que o Google fez em seus serviços no mês passado e que estarão disponíveis a partir do mês de março. Entre elas, melhorias para colaboração entre equipes e qualidade de videoconferência e mudanças na sincronização do conteúdo do Google Drive no computador.

Abaixo, está a seleção que fiz para você. Boa leitura!

Mais opções para compartilhar sua disponibilidade no Google Agenda

A pandemia trouxe muitas mudanças, entre elas no ambiente e nos horários de trabalho. Compromissos pessoais e profissionais agora estão misturados com outras obrigações.

O Google está disponibilizando novas opções de Agenda para facilitar sua organização do tempo e compartilhar sua disponibilidade com colegas de trabalho.

Agora você pode:

• Criar entradas “fora do escritório” repetidas (Lançamento a partir de 15 de março de 2021).
• Dividir seu horário de trabalho em vários segmentos por dia (Lançamento a partir de 8 de março de 2021).

No momento, a segmentação do horário de trabalho só está disponível na Web, e as entradas “fora do escritório” repetidas só podem ser criadas na Web e nos dispositivos Android.

Outra mudança é que se você criar uma entrada “fora do escritório” repetida e selecionar “Recusar reuniões automaticamente”, uma notificação de recusa será enviada para os organizadores de qualquer reunião programada durante o período definido. Se a reunião for recorrente, os organizadores poderão receber várias notificações. Esses e-mails são enviados no Gmail, mas essa opção nem sempre está disponível em outros serviços de e-mail.

Acesse a Central de Ajuda para saber mais sobre a divisão do horário de trabalho ou a criação de entradas “fora do escritório” repetidas no Google Agenda.

Segmentação do horário de trabalho no Google Agenda

Criação de entradas “fora do escritório” repetidas no Google Agenda

Disponível para os clientes do Google Workspace Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus.

Ficou mais fácil encontrar novos comentários e conversas importantes no Documentos Google

Aprimorar a cultura da colaboração é o foco do Google em cada uma de suas melhorias. Recentemente, foram adicionadas mais duas opções para facilitar a visualização de comentários importantes no Documentos Google para a Web.

A primeira é a notificação de novos comentários indicados com um ponto azul. Além disso, quando você passar o cursor sobre o ponto azul, verá o banner “Novo”.

Um ponto azul destaca o novo comentário desde a última vez que você viu o arquivo

A outra melhoria é a nova opção na caixa de diálogo do histórico de comentários. Agora você pode classificar os comentários como: “Para você”, “Todos os comentários” ou “Resolvidos”.

Selecione “Para você” na caixa de diálogo para ver as sequências de comentários e as ações direcionadas a você

Acesse a Central de Ajuda para saber mais sobre o uso de comentários e ações necessárias.

Lançamento gradual a partir de 22 de fevereiro de 2021. Disponível para clientes do Google Workspace Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard e Enterprise Plus, Education, Enterprise for Education.

Mudanças na visibilidade das informações na ferramenta de qualidade do Meet, no registro de auditoria do Meet e na API Reports

Nunca se fez tanta Meet quanto atualmente. Com agilidade, praticidade e economia, as videoconferências aproximaram as pessoas, as equipes de trabalho, parceiros e clientes. Para facilitar a vida dos administradores no acompanhamento das chamadas hospedadas nos domínios, foi atualizada a forma como as informações são exibidas na ferramenta de qualidade do Meet, no registro de auditoria do Meet e na API Reports, uma vez que as três ferramentas usarão os mesmos identificadores para participantes externos.

Os administradores terão acesso a informações mais completas dos usuários no domínio, como o país e o endereço IP, além do endereço de e-mail do organizador da reunião. Com isso, eles poderão realizar determinadas tarefas, como resolver problemas na conexão de um usuário ou responder a uma denúncia de abuso.

Para as chamadas hospedadas em domínios externos, melhoramos a forma como essas ferramentas obscurecem ou ocultam as informações dos participantes, proporcionando consistência e mais proteção para as informações de participantes externos.

Lançamento gradual a partir de 18 de fevereiro de 2021. Disponível para os clientes do Google Workspace Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals e Education Plus.

Acesse a Central de Ajuda para saber mais sobre como usar a ferramenta de qualidade do Meet, o registro de auditoria do Meet e a API Reports para resolver problemas e analisar dados de reuniões.

Compartilhamento do Google Drive apenas com grupos específicos usando públicos-alvo disponível para todos os usuários

Agora, os administradores poderão definir públicos específicos para os usuários compartilharem links de arquivos do Google Drive. Isso ajuda a manter seus dados organizacionais protegidos e facilita o compartilhamento de arquivos com as pessoas certas.

O Google já havia disponibilizado esse recurso em um programa Beta e, com base no feedback dos usuários, fizeram duas mudanças importantes:

• Aumentou o número máximo de públicos-alvo que você pode recomendar.
• Os administradores podem adicionar qualquer grupo como um público-alvo, inclusive grupos que pertencem a diferentes organizações.

Leia mais abaixo ou acesse a Central de Ajuda para conhecer práticas recomendadas de implantação dos públicos-alvo.

Antes, os administradores só podiam permitir que os usuários compartilhassem arquivos com o domínio inteiro ou com qualquer pessoa que tivesse o link. Com os públicos-alvo, eles podem definir e recomendar opções de compartilhamento de link mais específicas. Estas são algumas das vantagens:

• Melhore a estratégia de segurança da sua organização, dificultando o compartilhamento de informações com mais pessoas do que o recomendado.
• Ajude os usuários a compartilhar com públicos mais específicos e apropriados.
• Poupe o tempo dos usuários, reduzindo a necessidade de gerenciar solicitações de compartilhamento de várias pessoas.
• Permita que colegas de trabalho colaborem de forma simples, eficiente e segura.

Para os administradores: acesse as configurações de público-alvo em “Admin Console” > “Diretório” > “Públicos-alvo”. Você pode atribuir públicos-alvo no nível do grupo ou da unidade organizacional. Acesse a Central de Ajuda para saber mais sobre o gerenciamento de públicos-alvo na sua organização e ver práticas recomendadas de implantação de públicos-alvo.
Para os usuários finais: Se um administrador ativá-lo, os usuários verão públicos-alvo disponíveis como opções de compartilhamento de link no Drive, como mostra a imagem acima. Saiba mais sobre como compartilhar arquivos do Google Drive.

Os administradores podem criar um público-alvo no Admin Console

Lançamento gradual a partir de 16 de fevereiro de 2021. Disponível para os clientes do Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, G Suite Business e Enterprise for Education.

Aliases de e-mail incluídos nos resultados da pesquisa do Gmail

Quando você pesquisar um endereço de e-mail específico no Gmail, ele mostrará todos os e-mails e aliases associados. Os resultados são extraídos dos campos “Para”, “De”, “Cc” e “Cco” ou de qualquer parte do e-mail.

Segundo o Google, a mudança vem para facilitar a pesquisa e os resultados são mais abrangentes, já que os usuários não precisam lembrar de todos os aliases de um contato nem pesquisar cada um deles.

Um alias de e-mail é um endereço alternativo para receber as mensagens, além do endereço principal. Há muitos motivos para alguém querer usar um alias de e-mail. Por exemplo:

• Mudanças de nome oficial
• Nomes preferenciais
• Mudanças de marca da empresa
• Aquisições e subsidiárias

Se você só quiser ver os resultados de uma consulta específica, use aspas. Isso também se aplica a várias seções da Caixa de entrada nas consultas de pesquisa de um e-mail. Os marcadores não são afetados por essa mudança.

Este recurso está disponível para todos os usuários do Google Workspace Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise for Education.

Verifique a qualidade do vídeo e do dispositivo periférico antes de entrar em uma chamada do Google Meet

Agora, você poderá visualizar sua aparência rapidamente antes de entrar em uma videochamada do Google Meet. Com esta nova funcionalidade, será possível conferir se os dispositivos periféricos estão corretos e configurados adequadamente, verificar a conectividade de rede e entender o impacto do cancelamento de ruído no áudio (se disponível na sua conta).

Quando um problema for identificado, você verá um aviso e dicas para resolver problemas comuns, como permitir que seu navegador use o microfone ou a câmera.

Com este novo recurso, segundo o Google, você poderá conferir sua aparência e se os recursos tecnológicos estão funcionando antes de entrar nas reuniões. Por exemplo, você pode corrigir problemas como:

• Microfone desativado acidentalmente.
• Monitor secundário sem conexão com um fone de ouvido ou alto-falante.
• Outros problemas de áudio, como qualidade do som ruim, volume muito alto ou um microfone que amplifica ruídos de fundo.

Também é possível ajustar a iluminação e o posicionamento para evitar que o vídeo fique escuro.

Primeiros passos

• Administradores: este recurso não tem um controle específico.
• Usuários finais: este recurso não tem uma configuração específica. Antes de entrar em uma reunião, clique no botão “Verificar áudio e vídeo” na tela.

Isso abrirá a “sala verde”, onde você poderá testar o áudio e o vídeo. Acesse a Central de Ajuda para saber mais sobre como visualizar sua aparência e som antes de uma vídeo chamada e resolver problemas de desempenho no Google Meet.

Lançamento gradual a partir de 2 de fevereiro de 2021. Disponível para os clientes do Google Workspace Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise for Education.

Atualizações na sincronização do conteúdo do Google Drive no computador

Nos próximos meses, o Google fará mudanças nas formas de acessar os arquivos do Google Drive e de sincronizá-los no computador. Nenhuma ação é necessária no momento, mas o Google recomenda que a gente comece a se familiarizar com as alterações e os planos abaixo.

Atualmente existem duas soluções de sincronização disponíveis: o Drive File Stream, voltado para usuários comerciais, e o Backup e sincronização, voltado para consumidores.

Dessa forma, todos que usam o Drive terão um cliente de sincronização unificado e eficaz, seja em empresas ou para fins pessoais. Além disso, vai:

• facilitar o gerenciamento de implantações para os administradores e as equipes de TI;
• evitar que os usuários se confundam sobre qual app usar;
• melhorar o desempenho para os usuários finais.

Outra mudança é que agora o Drive File Stream é o Google Drive para computador. Apenas o nome mudou. Todos os recursos continuam iguais, e a maioria dos administradores e usuários finais não precisaram fazer nada para continuar usando o cliente. Veja mais informações nas notas da versão.

Os clientes do Google Workspace podem participar da versão beta do novo cliente Drive para computador. Os clientes do Google Workspace com usuários finais que usam o Backup e sincronização podem participar da versão beta da nova experiência unificada Drive para computador, que inclui recursos do Backup e sincronização. Veja mais detalhes e se inscreva na versão beta.

Disponível para todos os usuários com o Google Drive para computador versão 45 ou posterior.

O Drive para computador está disponível para os clientes do Google Workspace nas versões Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard e Enterprise Plus. Ele também está disponível para clientes do G Suite nas versões Basic, Business, Education e Enterprise for Education, além dos usuários com contas pessoais.

A versão beta do novo cliente unificado está disponível para clientes do Google Workspace nas versões Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard e Enterprise Plus, além de clientes do G Suite nas versões Basic, Business, Education, Enterprise for Education que já implantaram o Backup e sincronização.

Esta foi nossa seleção dos recursos que a Google lançou no último mês. Esperamos que as notícias ajudem você e sua equipe a levarem o melhor das ferramentas Google Workspace para toda a empresa durante sua jornada de transformação digital. É possível acompanhar estas e muitas outras novidades pelo blog oficial Google Workspace, clicando aqui.

Caso tenha interesse em treinamentos, serviços ou simplesmente queira conhecer mais sobre o que o Google Workspace pode fazer por você, entre em contato conosco.

Até a próxima!