Novidades G Suite: facilitação e segurança para colaboração em grupos

Bem-vindos!

Esta semana, trazemos algumas novidades das ferramentas Google do mês de Setembro. Apresentamos, também, atualizações que acabaram de ser divulgadas, como a utilização de novas ferramentas para facilitar a organização e para aumentar a segurança e a interação entre usuários.

Espaço de trabalho integrado no G Suite para você aproveitar melhor seu tempo

Nas próximas semanas, a Google disponibilizará para todos os clientes do G Suite a integração de Chat, Meet e Gmail para computadores e dispositivos móveis. Assim, cria um espaço de trabalho ainda mais inteligente, já que centraliza a comunicação e a colaboração. Agora, as versões do Gmail terão quatro componentes distintos:

• E-mail: não teve mudanças e segue oferecendo a mesma experiência do Gmail que os usuários conhecem e adoram.
• Chat: usuários podem enviar mensagens para outras pessoas e grupos pequenos.
• Salas: espaços com chat, arquivos e tarefas compartilhados ajudam os grupos a trabalhar em projetos mais facilmente.
• Meet: permite ver e acessar as próximas reuniões.

Guias “E-mail”, “Chat”, “Salas” e “Meet” no Gmail para dispositivos móveis

Com o lançamento, você poderá abrir e editar um arquivo com sua equipe sem sair do Gmail. Assim, reúne pessoas, conteúdos e tarefas em um mesmo espaço de trabalho, facilitando produções colaborativas.

Ferramentas para priorização e concentração

Em breve, a Google também lançará ferramentas para ajudar você a priorizar tarefas e manter a concentração. Você poderá fazer o seguinte:

• Atribuir tarefas a um grupo.
• Receber notificações sobre atualizações nas tarefas nas salas.
• Fixar salas importantes para facilicar a localização e o acesso.
• Definir sua disponibilidade como “Não perturbe”.
• Organizar melhor seu tempo com avisos de status no Chat, como “Fora do escritório”.
• Ver arquivos compartilhados em uma sala.

Expansão do uso dos atalhos no Google Drive para melhorar a organização dos arquivos

Outra melhoria é a possibilidade de os usuários do G Suite criarem atalhos para os itens salvos no Drive, em vez de armazená-los em vários locais. A mudança facilita o acesso a arquivos e pastas e evita possíveis dúvidas sobre propriedade, gerenciamento e atualização.

Antes, o uso do comando “Shift+Z” em um arquivo compartilhado, no Drive para a Web, colocava-o em vários locais. Agora, quando um único arquivo ou vários itens são selecionados, “Shift+Z” cria um atalho. Se uma única pasta estiver selecionada, “Shift+Z” adicionará outro local para a pasta, permitindo o acesso off-line no Backup e sincronização.

Além disso, vários locais eram criados para um arquivo quando a propriedade era atribuída a uma pessoa. Agora, se o novo proprietário puder ver o local do arquivo, este não será alterado. Em caso negativo, o arquivo será movido para o Meu Drive do novo proprietário, e um atalho será criado no local antigo.

Arquivos que estavam em vários locais serão substituídos por atalhos, ficando, assim, disponíveis em apenas um local. Os arquivos removidos serão substituídos por atalhos. A melhor parte é que a migração será automática, e os usuários ou administradores não precisarão fazer nada. Porém, a migração só começará em 2021 e será anunciada com antecedência no blog G Suite Updates.

Use as Caixas de entrada colaborativas e os marcadores no novo Grupos do Google

Equipes podem aproveitar o Grupos como uma caixa de entrada colaborativa, onde os participantes de uma lista de e-mail têm acesso para ver, gerenciar e responder às mensagens recebidas. Para transformar grupos novos e antigos em caixas de entrada colaborativas, acesse as configurações do Grupos.

Complementando a caixa de entrada colaborativa, você também pode usar marcadores compartilhados para organizar as conversas em grupo, além de filtrar e pesquisar as mensagens. Eles substituem as tags e categorias no Grupos clássico. E, não se preocupe, pois as tags usadas atualmente no Grupos clássico serão migradas para o novo Grupos como marcadores, que serão ativados automaticamente. As tags criadas sob categorias também serão migradas se os marcadores estiverem ativados no novo Grupos. Porém, as categorias não serão migradas.

Quando uma mensagem é postada em um grupo, os proprietários ou gerentes podem marcar as conversas. Os marcadores aparecerão no painel de navegação esquerdo de um grupo, e qualquer usuário com acesso poderá pesquisar e filtrar as conversas por esses marcadores. Isso facilitará encontrar mensagens, ver as que são relacionadas ao grupo ou gerenciar fluxos de trabalho nas Caixas de entrada colaborativas.

Verificador de acesso no Apresentações para garantir a reprodução dos vídeos e áudios inseridos

Agora, também é possível confirmar que os destinatários de um arquivo do Drive têm permissão para abri-lo no Apresentações Google pelo Verificador de acesso para todos os clientes do G Suite. Com essa adição, será possível garantir que os usuários que estão visualizando ou fazendo uma apresentação poderão reproduzir os arquivos de vídeo e áudio incorporados.

Quando você insere um arquivo de vídeo ou áudio do Drive no Apresentações, o Verificador de acesso confere automaticamente se as pessoas com acesso à apresentação também podem acessar esse arquivo. Em caso negativo, ele sugere a alteração das permissões para que leitores, comentaristas, editores e proprietários da apresentação possam acessar todo o conteúdo.

Use públicos-alvo na versão Beta para limitar o compartilhamento do Google Drive a grupos específicos

Os administradores para o G Suite Business, G Suite Enterprise e G Suite Enterprise for Education podem definir públicos-alvo específicos com quem os usuários podem compartilhar links para os arquivos do Drive. Isso significa que os administradores podem evitar o compartilhamento indevido, sem comprometer a colaboração. Também é possível ceder acesso aos arquivos mais rapidamente, já que os públicos-alvo facilitam o compartilhamento de link, mas com grupos específicos.

Os administradores podem criar um público-alvo no Admin Console

Acreditamos que essas mudanças vão evoluir ainda mais a interação e o trabalho em equipes, mantendo a segurança dos documentos. É possível acompanhar mais atualizações no blog G Suite Updates.

Entre em contato conosco e conheça tudo o que as ferramentas G Suite são capazes de fazer por sua empresa.