OKR: conheça a metodologia que direciona e alinha os objetivos da empresa

Você sabe quais são os objetivos da sua organização?

Sabe para onde ela quer ir e como deseja ir?

É muito comum que não fique claro para os colaboradores quais são os objetivos primários da empresa onde trabalham. Principalmente em nível operacional. Isso acontece porque, muitas vezes, os objetivos são trabalhados em um nível mais estratégico e deixam de ser desdobrados para o nível operacional. Porém, se você não tem um objetivo a seguir, qualquer caminho irá servir. Os objetivos primários da empresa precisam estar acessíveis por todos os colaboradores, de modo que todos coloquem foco na mesma direção.

Quando olhamos para dentro de uma organização com um modelo de gestão tradicional, o que geralmente enxergamos é uma cultura de comando e controle de cima para baixo, uma estratégia de planejamento anual, um nível tático que demora muito para saber se está indo no caminho certo e um nível operacional que utiliza agilidade para entregar através frameworks como Scrum e Kanban.

No modelo de gestão tradicional, a agilidade funciona muito bem no nível operacional – e é por esse motivo que também precisamos ser ágeis nos demais níveis. Imaginem só o custo de chegar no final do ano e perceber que aquele planejamento não deu certo. E o pior: não haver mais tempo hábil para mudar a estratégia em prol de alcançar o objetivo. Ruim, né? Precisamos promover uma cultura de autonomia e alinhamento baseada em resultados, cuja estratégia seja baseada em dados e validações de hipóteses que possam mudar no meio do caminho. Ciclos com curtos prazos de feedbacks, de modo que não seja necessário aguardar seis meses ou um ano para saber se estamos indo no caminho certo ou errado. E é aí que entra o OKR.

O que é OKR?

OKR é uma ferramenta de planejamento e alinhamento que facilita o pensamento crítico e impõe uma disciplina contínua. Essas características garantem que as pessoas trabalhem em colaboração, concentrando suas energias e esforços em contribuições quantificáveis e que impulsionam os objetivos organizacionais.

O conceito de OKR surgiu na Intel, em meados de 1968, quando Andy Grove (co-founder da empresa e entusiasta de gestão de negócios) conheceu a ferramenta MBO, de Peter Drucker.

MBO é um modelo de gestão de desempenho organizacional que tem como base a definição de objetivos claros e acordados entre gestores e colaboradores. Ele funciona basicamente através de cinco pilares: definição de objetivos baseados na missão e visão da empresa; tradução desses objetivos para os colaboradores utilizando o conceito SMART; monitoramento e estímulo ao atingimento dos objetivos; avaliação dos resultados; feedbacks e recompensas aos colaboradores pelo progresso dos objetivos.

Andy, então, adapta o MBO e cria o iMBO (MBO da Intel), conhecido atualmente como OKR. Ele raramente criava um objetivo sem atrelá-lo a um “resultado-chave”, termo criado por ele mesmo.

Em quase todos os aspectos, o OKR negava o MBO:

Enquanto o MBO aborda um objetivo como “o que queremos alcançar?”, os OKRs tratam um objetivo como “o que e como iremos alcançar?”. Os ciclos do MBO geralmente são anuais, diferentemente dos ciclos dos OKRs, que podem ser trimestrais ou mensais. Os objetivos do MBO são privados e limitados, enquanto nos OKRs são públicos e transparentes, do estagiário ao mais alto escalão da empresa. Os objetivos do MBO são definidos pelo gestor (top-down), enquanto os objetivos dos OKRs são definidos de baixo para cima (bottom-up) e lateralmente. O MBO é atrelado a recompensas, enquanto os OKRs não. Isso porque Andy entendia que, uma vez que assumir riscos poderiam trazer penalizações, por qual motivo as pessoas iriam se arriscar a entregar mais? Por fim, os objetivos do MBO são avessos ao risco, enquanto os objetivos dos OKRs tendem a ser agressivos e determinados.

Apesar de ter sido originado no final dos anos 1960, o OKR somente ganhou força na década de 90, quando foi implementado no Google pelas mãos de John Doerr – apoiando a empresa em seu crescimento de 40 para mais de 60 mil funcionários.

Para estabelecer as metas com a ferramenta de OKRs, John Doerr tinha uma fórmula básica:

Eu vou (objetivo) medido por (esse conjunto de resultados chave).

Mas, o que é um objetivo?

Um objetivo nada mais é do que algo a ser alcançado dentro do ciclo definido. Ele nos ajuda a definir para onde queremos ir, da mesma forma que definimos um destino no mapa. Existem três tipos de objetivos:

+++ Estratégicos,, que são desdobrados a partir da visão e missão da empresa;

+++ Táticos, que são desdobrados a partir dos objetivos estratégicos;

+++ Individuais,, que são desdobrados a partir dos objetivos táticos ou estratégicos.

Objetivos devem ser claros, inspiradores e fáceis de serem entendidos. Qualquer pessoa que o ler, independentemente do seu nível organizacional, deve entender a mensagem que o objetivo quer transmitir. Além disso, não possuem valores numéricos, monetários ou percentuais. Eles são qualitativos.

Alguns exemplos de bons objetivos:

+++ Transformar o mercado financeiro para melhorar a vida das pessoas (XP Investimentos);

+++ Ser a empresa de tecnologia mais cobiçada para se trabalhar no estado do Rio Grande do Sul;

+++ Facilitar ao máximo a vida do cliente oferecendo tudo que está ao nosso alcance (Nu);

+++ Acelerar o crescimento do meu canal no YouTube.

Perceba que todos os objetivos acima são qualitativos, claros, inspiradores e transmitem com facilidade o destino que se almeja. Mas, se eles são qualitativos, como sabemos se estamos perto de alcançá-los?

É aí que entram os resultados chave.

O que é um resultado chave?

Resultados chave nos ajudam a estabelecer e monitorar como alcançaremos o nosso objetivo. Quanto utilizamos um mapa, como exemplo, o objetivo estabelece o nosso destino; por sua vez, o resultado chave, ou o conjunto de resultados chave, estabelece nossa rota no mapa para chegar até lá.

Ao contrário dos objetivos, os resultados chave são quantitativos, ou seja, devem ser mensurados por valores monetários, percentuais ou numéricos. Esses valores podem ser estabelecidos através de uma métrica ou de um indicador.

Uma métrica é utilizada para analisar o resultado de um processo, ação ou estratégia específica. É um número bruto e quantificável de medida simples (não depende de um cálculo para apresentar seu valor). Já os indicadores são formados através de um cálculo e traduzem uma informação composta por um conjunto de métricas. Geralmente uma porcentagem, média ou taxa.

O YouTube possui uma documentação bem legal com vários exemplos de métricas e indicadores, por exemplo: número de cliques e taxa de cliques.

O número de cliques é um valor bruto, ou seja, uma métrica. Ele fornece a quantidade de vezes que as pessoas clicaram em um determinado vídeo.

Já a taxa de cliques é um valor calculado, ou seja, um indicador. Ela nos fornece a quantidade de cliques que o vídeo recebeu dividido pelo número de vezes que ele foi exibido.

Tanto a métrica quanto o indicador irão nos trazer um valor atualizado para trabalharmos dentro de um resultado chave. Quando criamos o resultado chave, o valor da nossa métrica ou do nosso indicador é um; conforme o ciclo vai andando, esse valor pode variar. Uma boa prática para escrever um bom resultado chave é sempre trabalharmos com baseline e target (ponto de partida e meta).

Exemplo:

+++ Aumentar/Diminuir a métrica/indicador A de X para Y.

+++ Manter a métrica/indicador B em X.

No primeiro exemplo, X é o nosso baseline e Y é o nosso target. Já no segundo exemplo, o X é o nosso baseline e target, pois queremos manter aquele valor.

Uma vez que entendemos que os resultados chaves precisam ter um número, seja ele uma métrica ou indicador, imagine então o objetivo a seguir: “acelerar o crescimento do nosso canal no YouTube”.

Como podemos medir se de fato o nosso canal está crescendo? Vejamos o exemplo abaixo:

Objetivo

Acelerar o crescimento do nosso canal no YouTube.

Resultados Chave

KR1: Aumentar o número de inscritos no canal de 1k para 50k;
KR2: Aumentar a taxa de visualização do canal de 30% para 70%;
KR3: Manter o gasto mensal médio para criação dos conteúdos abaixo de 3k;
KR4: Aumentar o número médio de visualizações de 10k para 100k;

Repare que em todos os resultados chaves acima estamos usando métricas totalmente mensuráveis e que estão sendo trabalhadas com um baseline e um target. Repare também, que se todos os resultados chave forem alcançados, com certeza o objetivo terá sido concluído.

Entretanto, se removermos o primeiro resultado chave, o KR1, mesmo que os demais sejam concluídos, o objetivo não será atingido com sucesso. Isso pelo fato de que teremos aumentado a taxa de visualização, mantido o gasto mensal médio e aumentado a média de visualizações, mas o canal pode não ter ganhado nenhum novo inscrito; correremos esse risco se não medirmos essa métrica. Sendo assim, sempre leia o seu conjunto de resultados chave e pergunte: se eu atingir esse conjunto de resultados chave, terei alcançado o meu objetivo?

Erros Comuns

É muito comum confundirmos um resultado chave com uma iniciativa. Uma das maneiras mais simples de não cometermos esse erro é pensando na utilização de verbos orientados por valor, por exemplo: aumentar, reduzir, atingir, alcançar ou manter. Verbos como lançar, criar, construir, estudar, pesquisar, etc… são orientados por atividades, que por sua vez devem ser listadas nas iniciativas.

O que é uma iniciativa?

Iniciativas são projetos, tarefas, atividades, ou seja, tudo aquilo que iremos fazer para que consigamos atingir nossos resultados chave.

Para explicar melhor, vamos ao exemplo:

Objetivo (nós vamos)

Acelerar o crescimento do nosso canal no YouTube.

Resultados Chave (e sabemos no o nosso objetivo será alcançado se)

KR1: Aumentar o número de inscritos no canal de 1k para 50k;
KR2: Aumentar a taxa de visualização do canal de 30% para 70%;
KR3: Manter o gasto mensal médio para criação dos conteúdos abaixo de 3k;
KR4: Aumentar o número médio de visualizações de 10k para 100k;

Iniciativas (e para alcançar nosso objetivo nós vamos)

+++ Aumentar a qualidade dos vídeos para 720p;
+++ Melhorar a nossa thumbnail para chamar mais a atenção dos usuários;
+++ Melhorar título e tags dos vídeos para serem localizados mais facilmente;
+++ Criar sorteios para quem se inscrever, comentar e dar like nos vídeos.
+++ Criar lives de engajamento;
+++ Melhorar a qualidade de áudio dos vídeos;
+++ Trazer gatilhos de quebra gelo para aumentar a retenção do público.

Desdobramento

Como já citei anteriormente, os OKRs possuem uma base do MBO; um de seus pilares é a definição de objetivos baseados na missão e visão da empresa. Com esses dois elementos, a empresa consegue desdobrar sua estratégia em objetivos, que geralmente são anuais. Já os objetivos táticos e individuais nos ajudam a estabelecer qual é o foco no curto prazo. Independente de ser estratégico, tático ou individual, todos eles devem possuir um conjunto de resultados chave, para que as métricas indiquem se estamos atingindo nosso objetivo ou não. As iniciativas nos ajudam a elencar o que iremos fazer para ter sucesso no atingimento dos resultados chave. E, obrigatoriamente, devem possuir um valor mensurável (indicadores e métricas).

Fonte: Agile Institute Brazil OKR Certification

Cerimônias

O OKR possui basicamente três cerimônias: planejamento, revisão e retrospectiva.

Planning

Geralmente no início do trimestre, acontece o que chamamos de OKR Planning. É o momento de olhar para a estratégia para pensar como podemos contribuir para o atingimento dos objetivos.

Revisão

As cerimônias de check-in são uma das mais importantes no processo de utilização dos OKRs. Elas podem ser realizadas de acordo com a cadência em que os valores das métricas variam. Para funcionarem bem, algumas perguntas ajudam a conduzir uma boa revisão:

+++Atualizações: o que mudou desde o último check-in que realizamos?
+++Nível de confiança: com as informações que temos agora, o quão confiantes estamos que iremos alcançar nossos resultados?
+++ Impedimentos: existe alguma coisa que está retardando/trancando o nosso progresso?
+++ Melhorias: o que iremos fazer para melhorar os nossos resultados?

Retrospectiva

Assim como é comum em outros modelos de agilidade, a cerimônia de retrospectiva nos ajuda a pensar em quais pontos não foram legais durante o ciclo, quais foram os influenciadores e quais ações devemos tomar para o próximo ciclo. Geralmente a fazemos no final do trimestre.

Como funciona o ciclo do OKR?

+++ 4 a 6 semanas antes do trimestre: a alta gestão realiza um brainstorming anual e define os OKRs do primeiro trimestre da empresa;

+++ 4 a 2 semanas antes do trimestre: a alta gestão divulga os OKRs estratégicos da empresa para o ano por vir e para o primeiro trimestre;

+++ Início do trimestre: as equipes táticas planejam e divulgam seus OKRs (OKRs Táticos) para o primeiro trimestre com base nos OKRs estratégicos.

+++ 1 semana após o início do trimestre:os colaboradores planejam e divulgam seus OKRs do primeiro trimestre com base nos OKRs estratégicos e táticos;

+++ Ao longo do trimestre: acompanhamento do progresso dos OKRs (check-ins);

+++ Próximo ao fim do trimestre: colaboradores e equipes refletem seus resultados e realizam uma retrospectiva para aperfeiçoar os OKRs do próximo ciclo (Retrospectiva).

Fonte: Avalie o que Importa

Visão Geral

Agora que já entendemos bastante coisa sobre OKR, vamos clarear toda essa informação com um exemplo. Para isso, imagine que queremos fazer uma viagem.

O primeiro passo seria entender por que queremos ir para esse lugar, certo? Depois, avaliar a cidade, definir onde iremos ficar, quantos quartos são necessários, se a viagem será de carro ou avião. No nosso exemplo, esses são nossos propósito e estratégia.

Suponha que a nossa estratégia seja ir de carro, mas que desconhecemos o caminho. Muito provavelmente, você utilizaria um GPS como recurso, indicando o lugar para onde deseja ir (objetivo) e acompanhando o mapa até chegar ao seu destino (resultado chave). Para isso, é preciso também que o carro ande, ou seja, alguém precisa dirigir (iniciativa). Nesse caso, uma métrica importante é a quantidade de combustível disponível, que é indicada pelo nível de combustível no painel (indicador).

A metodologia de OKRs exige o engajamento de toda a empresa, em todos os níveis. Mas, com objetivos e resultados chave bem alinhados à estratégia da organização, cada entrega realizada passa a somar para um resultado comum.

Referências

Instituto Brasileiro de Coaching 

OKR vs KPIs, Qual é a Diferença?

Benefícios de OKR

Avalie o que importa: Como o Google, Bono Vox e a Fundação Gates sacudiram o mundo com os OKRs