A importância da documentação em UX: Como convencer outras pessoas a trilhar um caminho no futuro

Nosso trabalho é sobre resolver problemas: objetivos do negócio, adesão, conversão, interação, feedback, satisfação dos usuários. Ou seja, devemos encontrar uma solução e avaliar o seu sucesso. Com isso, surge a importância em documentar todo esse processo.

Como saberemos se o nosso trabalho foi feito?

Como conseguir embasamento sobre uma mudança da cor de um botão em uma interface? Analisando os resultados antes e depois, monitorando métricas específicas e observando suas melhorias. Pois, projetos sem objetivos dificilmente alcançam algum sucesso. Documentar o caminho até a solução e medir seu sucesso também é sobre preservar a sanidade de todos os envolvidos.

Qual o objetivo do projeto?

Para evitar cair na falta de tempo, é uma boa prática começar a documentar desde o início do projeto. E para garantir um bom começo atualmente, durante a primeira conversa, eu encaixo essas três perguntas:

Início: Qual o objetivo do projeto?
Durante: Estamos chegando ao objetivo?
Entrega: Conseguimos alcançar o objetivo?

Do início ao fim de um projeto, independente da metodologia que você vai utilizar, é importante continuar perguntando aos stakeholders, ao time e a você mesmo. Por muitas vezes descobrimos que o objetivo inicial não era tão interessante para o usuário e nem para o negócio e continuar questionando, também ajuda a chegar nessa conclusão.

Em suma, seu Design deve fazer algo para o negócio. Por isso, é importante encontrar o equilíbrio em explicar o raciocínio por trás de uma proposta de solução usando palavras que o negócio compreenda e se essa solução atende às suas necessidades.

Resolvendo problemas

Não existe uma regra, o importante é fazer o que for necessário para documentar o seu próprio processo de raciocínio e o que você vai passar adiante. Portanto, vou explicar meu processo bem resumidamente com algumas dicas de ferramentas que você pode usar como exemplo. E por favor, adapte, melhore e compartilhe com a comunidade.

Início do projeto

Primeira reunião, kick-off, onboarding ou como você achar melhor nomear e é quando geralmente ocorre o primeiro impacto. Enquanto explicam o projeto, certifique-se de entender o objetivo do projeto, quais metodologias e ferramentas pode usar, por exemplo: Design Thinking, Matriz CSD, Mapa de Stakeholders, Cronograma, word,  apresentar em slides, Miro, Notion ou até mesmo manter tudo inteiramente no Figma. A ferramenta não importa, e sim documentar, mensurar o processo até a entrega.

Durante o Projeto

Para contextualizar melhor, imagine que houve uma queda na quantidade de inscrições de uma plataforma online de eventos. Com isso, o time começou a investigar possíveis problemas e conseguiram elencar um para explorar. Então, você como UX responsável chega a uma proposta de solução e junto ao time busca definir se segue em frente ou não, por exemplo:

Problema:
Após análise de dados existentes e realização de Teste A/B. Uma média de 63% dos usuários que iniciam o processo de inscrição em eventos confundem o botão avançar com voltar. 17% desses usuários se frustram e desistem.

Solução:
1. Diferenciar os estados dos botões visualmente;
2. Botão Avançar, como ‘primário’, estado preenchido. Pois, é o que deve ser utilizado com maior frequência;
3. Voltar como ‘secundário’, estado ghost. Pois, deve ser usado quando se quer mostrar duas ações, mas a primeira delas é a principal;
4. Acompanhar o sucesso da solução através das métricas: TSR e UER.

Para deixar a comparação mais visual, nesse caso, você também pode utilizar a interface atual e a nova proposta. O importante é que durante as reuniões de validação, você deve explanar o processo e a conexão dos pontos entre o problema no qual você está trabalhando e o modo como a sua proposta de solução vai resolver.

Entrega do Projeto

Pelo fato de executivos valorizarem informações concisas, uma boa prática de apresentação para executivos é descrever os resultados resumidamente, por exemplo:

Após análise de dados existentes e realização de Teste A/B. Uma média de 63% dos usuários que iniciam o processo de inscrição em eventos confundem o botão avançar com voltar. Com isso, identificamos que o melhor caminho será diferenciar os estados dos botões visualmente e acompanhar o sucesso da solução através das métricas TSR e UER.

E quando não conseguir fazer pesquisa?

Conseguir fazer pesquisa, ainda é uma questão delicada. Geralmente, as empresas preferem ir para a construção do produto e depois, quando algo começa a dar muito errado, decidem investir em pesquisa. Contudo, ainda temos uma oportunidade neste tipo de cenário.

Independente do tipo de projeto que você esteja, busque documentar o seu trabalho. Abaixo, um exemplo de demanda e documentação:

Demanda:
+++Produto: Contratação de Seguro

Na etapa de Revisão de contratação de seguro, devem ser retirados os dados abaixo:

+++Data/hora da contratação

+++Protocolo

Documentação:
+++Produto: Contratação de Seguro

Em conversa com Maria (PO) e João (Dev), foi definido que, na etapa de revisão de contratação de seguro, devem ser retirados os dados abaixo devido ao fato de que só são gerados uma vez que o comprovante é criado.

+++Data/hora da contratação

+++Protocolo

No Figma, você pode documentar em cards, com a data em que a demanda chegou até você, como chegou, porque chegou, prazo, conversas, o porque foi feito dessa maneira e não de outra. Para esse tipo de atuação, também sugiro documentar em ppt, reports mensais. Ou seja, você terá a documentação no Figma e em ppt, até porque executivos são mais familiarizados com slides do que com o Figma. É uma forma mais viral de reforçar o seu trabalho, o que de fato está sendo feito, com base em decisões devidamente documentadas.

Transforme o seu processo de raciocínio em algo real, compartilhável e visível

Os executivos estão cada dia mais percebendo valor em nosso trabalho e querem ter influência em todo o processo porque o sucesso dos seus negócios está em jogo. É claro que às vezes você terá bastante tempo para se preparar e em outras, será necessária uma resposta imediata. E não, nossos designs não falam por si mesmos. Portanto, é preciso pesquisa, análise, testes, comparações, decisões embasadas em dados, documentação e acompanhamento de métricas contínuo.

“UX Designers precisam justificar por que estão fazendo suas escolhas de design, precisam mostrar os dados do usuário, entrar com dados de campo reais, com dados de teste reais e também a justificativa. Você não pode simplesmente ter alguém aceitando seu design. Tem que ser credível e convincente. O trabalho de UX tem que ser confiável.”

Frank Spillers CEO/CXO/UX Designer Lead na Experience Dynamics Inc.

Pratique o ato de documentar seu processo o quanto puder até se tornar um hábito. É importante para o negócio e para você mesmo. Pois, documentar e aprender a argumentar de forma articulada, também pode te ajudar a conseguir oportunidades incríveis no futuro.