Business Process Management em Projetos de Software Ágeis

Análise e definição de requisitos são partes fundamentais de um projeto de software. O resultado de uma análise poderá significar o sucesso ou o fracasso ao final do ciclo de desenvolvimento. Como os métodos ágeis são uma realidade nas organizações que desenvolvem produtos digitais, o desperdício tende a ser menor, dando assim prioridade ao software em funcionamento. Opta-se sempre pela simplicidade e por fazer o mínimo suficiente para trazer resultado e entregar valor.

Considerando que o Business Process Management (BPM) visa a melhoria de processos, a prática também pode contribuir para o processo de requisitos de software onde a metodologia ágil está presente. Com suas ferramentas, tanto os requisitos quanto as atividades necessárias para o desenvolvimento de software poderão ser melhor identificados.

O BPM permite melhorar o processo do negócio, documentar e descobrir melhorias, com o objetivo de alcançar resultados. É importante na identificação de problemas e gargalos, pois permite a visualização de possíveis melhorias a serem implementadas. Trazer o BPM para a fase de levantamento de requisitos tende a gerar ganhos importantes dentro do processo e no resultado do projeto.

Neste artigo, procuro mostrar de maneira descomplicada como esse modelo poderá te auxiliar, tornando a documentação e apresentação de requisitos mais simples e visual para todos envolvidos no projeto.

Trazendo o BPM para o Projeto

É muito importante que todos estejam engajados e entendam que a ferramenta tem o objetivo de entregar valor, tanto para a equipe de desenvolvimento quanto para o cliente.

O BPM pode ser utilizado desde o primeiro momento, quando se pretende entender as necessidades e anseios do cliente. Ferramentas poderosas podem ser utilizadas para compreender as “dores” e os “desejos”. A identificação do problema real é parte fundamental para que tudo tenha sentido – conseguir separar o “como é” do que “deve ser” é uma tarefa um tanto difícil para o analista de negócio ou Product Owner. Um modelo “As-Is”, muitas vezes menosprezado na fase inicial, é algo de extrema importância para entender como o seu cliente trabalha e como é o seu dia a dia. Sem essas informações, como você irá propor uma melhoria, um software? Não basta saber como “deve ser”, é fundamental saber “como é”.

Dica 1: Invista tempo para modelagem do As-Is, você não irá se arrepender e irá ganhar tempo no futuro!

Dica 2: Para validar o seu modelo As-Is, invista em métodos visuais, post-its, cores, quadro branco, faça desta fase algo dinâmico e participativo.

Após um modelo As-Is construído e validado, consegue-se identificar os problemas, gargalos e possíveis melhorias. Muitas vezes, identifica-se pontos que pareciam insignificantes, mas são impactantes para o processo, algo que sem este modelo não seria possível.

Da mesma forma que foi construído e validado o modelo As-Is, parte-se para o modelo To-Be, com base nele é que será definido o MVP.

Dica 3: O Mapa Mental é uma ferramenta poderosa para coleta e entendimento das necessidades futuras, auxiliando bravamente no modelo To-Be.

BPMN (Business Process Model and Notation) nas User Stories

Trazer o material construído e validado durante as reuniões com o cliente para apoiar a escrita das User Stories pode significar ganho de tempo para o Product Owner e também um enriquecimento dos cards para entendimento do negócio e necessidades.

A criação de um padrão de escrita com a inserção dos fluxos BPMN às User Stories auxiliará a equipe de desenvolvimento ter uma maior clareza e uma visão descomplicada do que deve ser construído e o problema que deve ser resolvido.

Dica 4: Faça fluxos simples e diretos, reutilizando os que foram desenhados no modelo To-Be.

Planning

Na Planning, o Product Owner terá uma ferramenta de apoio importante na apresentação das Users Stories que farão parte da Sprint. User Stories bem escritas e fluxos bem desenhados trazem, mais uma vez, a questão visual e dinâmica para as reuniões, instigando e incentivando a participação.

Dica 5: Não deixe de apresentar os fluxos, você verá como o entendimento se torna mais rápido e simples.

Propor um novo processo de trabalho dentro de uma organização não é uma tarefa fácil, onde existem diferentes perfis e maneiras de trabalho já definidas. Para que isso possa ser feito, um plano de trabalho bem direcionado e uma proposta com objetivos bem definidos se tornam fundamentais para que haja um engajamento de todas as pessoas impactadas no processo.

O BPM é muito versátil e dinâmico, podendo ser adotado de forma integral ou parcial. Sua aplicação permite, nos piores cenários, resultados como uma equipe motivada, alinhada e usuários/clientes com um MVP assertivo e com poucos ajustes, alinhado a necessidades de negócio.

Entregar valor deve ser o seu maior e principal objetivo.